Уважаеми колеги,

Във връзка с финално отчитане по Ключова дейност 1: Младежки обмени, Мобилност на младежки работници, Доброволчески дейности, сектор „Младеж“, представяме на Вашето внимание информация относно изготвянето и подаването на Вашия отчет.

1. Моля, обърнете внимание, че отчитането започва след края на периода на договора. Предвид това, предварително подадени отчети ще се считат за искане за прекратяването им. Дейностите по проекта следва да бъдат равномерно разпределени до края на легитимния период. В тази връзка, ранното подаване на крайния отчет може да доведе до редуциране на бюджета и/или санкции, свързани с ниско качество на изпълнението на одобрените дейности.
2. Финансовата и съдържателната част на отчета се попълват в платформата Mobility Tool+, налична на адрес: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/. Достъпът до платформата се осъществява чрез Вашето потребителско име и парола за системата EU Login. Всички финансирани проекти са изпратени от ЦРЧР в платформата; в случай, че имате проблем с достъпа, моля, свържете се своевременно с нас.

В платформата следва задължително да прикачите сканирано копие на подписаната от официално представляващото институцията лице клетвена декларация.

При възможност е препоръчително да прикачите сканирани копия на придружаващите документи, изброени по-долу.

1. След попълване на отчета в платформата, следва да подготвите необходимата документация на хартиен носител. На етап проверка на краен отчет, ЦРЧР прави и проверка на всички придружаващи документи (за повече информация вж. Анекс III – Финансови и договорни правила), а именно:
2. Копие от крайния отчет на хартиен носител с оригинал на подписаната от официално представляващото институцията лице клетвена декларация.
3. За перо „Транспортни разходи“: за пътуване, осъществяващо се между изпращащата организация и приемащата организация: доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана от участника и приемащата организация, посочваща мястото, началната и крайната дата на дейността, както и името на участника;По изключение, когато пътуването се осъществява от място, различно от мястото на изпращащата организация и/или пътуване до място, различно от това, където се намира приемащата организация, което води до промяна на категорията разстояние, действителният маршрут на пътуване трябва да бъде подкрепен с билети за пътуване или други документи, определящи мястото на отпътуване и мястото на пристигане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато не може да се приложи доказателство от трета страна, участникът и приемащата организация могат да подпишат декларация, посочваща мястото на отпътуване и мястото на пристигане, както и името на участника.
4. За перо „Индивидуална подкрепа“ (за Доброволчески дейности): Доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана от доброволеца, посочваща мястото и началната и крайната дата на, както и името на доброволеца. Доказателство за изплащане на пълния размер на индивидуалната подкрепа, дължима от БЕНЕФИЦИЕНТА на доброволеца, под формата на доказателство за превод по банковата сметка на доброволеца или разписка, подписана от доброволеца.
5. За перо „Организационна подкрепа“: доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана от участника и приемащата организация, посочваща мястото, началната и крайната дата на дейността, както и името на участника.
6. За перо „Подкрепа за хора със специални потребности“: фактури за действително извършени разходи, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактура, сумата и вида на валутата, както и датата на издаване на фактурата.
7. За перо „Извънредни разходи“:
   • За разходи за визи, разрешения за пребиваване, ваксинации: доказателство за извършено плащане на базата на фактури, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактурата, сумата и валутата, както и датата на издаване на фактурата.
   • За разходи за подкрепа на участието на младежи в неравностойно положение: доказателство за извършено плащане, на базата на фактури, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактурата, сумата и валутата, както и датата на издаване на фактурата;
   • За разходи за (храна и) настаняване на участници в посещение за предварително планиране: доказателство за извършено плащане на разходи за настаняване, като фактури, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактурата, сумата и валутата, както и датата на издаване на фактурата;
   • За разходи за банкова гаранция: доказателство за цената на банковата гаранция, издадено от организацията, предоставяща гаранцията на бенефициента, посочващо наименованието и адреса на организацията, предоставяща гаранцията, стойността и валутата на гаранцията, както и датата и подписа на законния представител на организацията, предоставяща гаранцията;
   • За скъпи разходи за пътуване на участници: доказателство за извършено плащане, на базата на фактури, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактурата, сумата и валутата, както и датата на издаване на фактурата.

4. Публикуване на резултати от проекта (ако е приложимо) в Платформата за разпространение на резултатите, налична на следния адрес: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/. Достъпът до платформата се осъществява чрез Вашето потребителско име и парола за системата EU Login.

Видео клипове, представящи работата в Платформата за разпространение на резултатите (само на английски език), са налични на следните адреси:

https://youtu.be/hM7cc6qNvdE

https://youtu.be/YSovPmUj7BQ

Повече информация относно крайното отчитане е налична във Вашия договор. В случай на допълнителни въпроси, не се колебайте да се свържете с нас. Екипът на ЦРЧР Ви пожелава успех при подготовката на Вашия краен отчет!