Уважаеми колеги,

Във връзка с финално отчитане по Ключова дейност 2: Стратегически партньорства, сектор „Младеж“, представяме на Вашето внимание информация относно изготвянето и подаването на Вашия отчет.

1. Моля, обърнете внимание, че отчитането започва след края на периода на договора. Предвид това, предварително подадени отчети ще се считат за искане за прекратяването му. Дейностите по проекта следва да бъдат равномерно разпределени до края на легитимния период. В тази връзка, ранното подаване на крайния отчет може да доведе до редуциране на бюджета и/или санкции, свързани с ниско качество на изпълнението на одобрените дейности.
2. Финансовата и съдържателната част на отчета се попълват в платформата Mobility Tool+, налична на адрес: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/. Достъпът до платформата се осъществява чрез Вашето потребителско име и парола за системата EU Login. Всички финансирани проекти са изпратени от ЦРЧР в платформата; в случай, че имате проблем с достъпа, моля, свържете се своевременно с нас.

В платформата следва задължително да прикачите сканирано копие на подписаната от официално представляващото институцията лице клетвена декларация.

При възможност е препоръчително да прикачите сканирани копия на придружаващите документи, изброени по-долу.

1. След попълване на отчета в платформата, следва да подготвите необходимата документация на хартиен носител. На етап проверка на краен отчет, ЦРЧР прави и проверка на всички придружаващи документи (за повече информация вж. Анекс III – Финансови и договорни правила), а именно:
2. Копие от крайния отчет на хартиен носител с оригинал на подписаната от официално представляващото институцията лице клетвена декларация.
3. За перо „Управление и изпълнение на проекта“: доказателство за изпълнени дейности и произведени продукти под формата на деклариране на тези дейности и продукти в крайния отчет.
4. За перо „Международни срещи“: за пътуване, осъществяващо се между изпращащата организация и приемащата организация: доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана от приемащата организация, посочваща името на участника, целта на дейността, както и началната и крайната дата на дейността. В случай на пътуване от място, различно от това, където се намира изпращащата организация и/или пътуване до място, различно от това, където се намира приемащата организация, действителният маршрут на пътуване трябва да бъде подкрепен с билети за пътуване или други фактури, определящи мястото на отпътуване и мястото на пристигане.
5. За перо „Интелектуални продукти“: доказателство за произведени интелектуални продукти, които следва да бъдат качени в Платформата за разпространение на резултатите и/или в зависимост от естеството им, да бъдат достъпни за проверка и одит в помещенията на бенефициентите; доказателство за използваното време за труд на персонала с цел производството на интелектуалните продукти под формата на справка за работното време на служител, посочваща името на служителя, категорията на персонала в съответствие с четирите категории, определени в Приложение III, датите и общия брой работни дни на служител за произвеждането на интелектуалните продукти; доказателство за естеството на връзката между служителя и съответния бенефициент (като трудов договор, договор за доброволчество и т.н.) от официалните документи на бенефициента.
6. За перо „Събития за разпространение на резултатите“: Описание на събитието за разпространение на резултатите в крайния отчет; доказателство за участието в събитието за разпространение на резултатите под формата на списък на участниците, подписан от тях и посочващ името, датата и мястото на провеждане на събитието и за всеки участник: име, e-mail адрес и подпис, наименование и адрес на изпращащата организация на участника; подробна програма и всички документи, използвани или разпространявани по време на събитието.
7. За перо „Учебна, преподавателска и обучителна дейност“:
   • Транспортни разходи: за пътуване, осъществяващо се между изпращащата организация и приемащата организация: доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана от приемащата организация, посочваща името на участника, целта на дейността, както и началната и крайната дата на дейността. В случай на пътуване от място, различно от това, където се намира изпращащата организация и/или пътуване до място, различно от това, където се намира приемащата организация, действителният маршрут на пътуване трябва да бъде подкрепен с билети за пътуване или други фактури, определящи мястото на отпътуване и мястото на пристигане.
   • Индивидуална подкрепа: доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана приемащата организация, посочваща името на участника, целта на дейността, както и началната и крайната дата на дейността.
   • Подкрепа за езикова подготовка (ако е приложимо): Доказателство за участие в курсове под формата на декларация, подписана от организатора на курса, посочваща името на участника, на преподавания език, формата и продължителността на предоставената езикова подкрепа; или фактура за закупуване на учебни материали, посочваща съответния език, наименованието и адреса на организацията, издаваща фактурата, сумата и вида на валутата, както и датата на издаване на фактурата; или в случай че езиковата подготовка се предоставя директно от бенефициента: декларация, подписана и датирана от участника, посочваща името на участника, на преподавания език, формата и продължителността на получената езикова подготовка.
   • Допълнително финансиране за скъп вътрешен транспорт (ако е приложимо – за проекти от 2017 селекционна година): доказателство за участие в дейността под формата на декларация, подписана приемащата организация, посочваща името на участника, целта на дейността, както и началната и крайната дата на дейността.
8. За перо „Подкрепа за хора със специални потребности“: фактури за действително извършени разходи, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактура, сумата и вида на валутата, както и датата на издаване на фактурата.
9. За перо „Извънредни разходи“: За възлагане на дейности: фактури за действително извършени разходи, посочващи наименованието и адреса на организацията, която издава фактурата, сумата и вида на валутата, както и датата на издаване на фактурата. За банкова гаранция: доказателство за сумата на банковата гаранция, издадено от организацията, предоставяща гаранцията на бенефициента, посочващо наименованието и адреса на организацията, предоставяща гаранцията, сумата и вида на валутата на предоставената сума за гаранцията, както и датата и подписа на законния представител организацията, предоставяща гаранцията. За разходи за амортизация: доказателство за покупката, наема или лизинга на оборудването, съответно зачислено в счетоводните книги на бенефициента, доказващи, че тези разходи съответстват на срока, посочен в Член I.2.2 и че степента на действително използване за целите на проекта може да бъде взето под внимание.
10. По един екземпляр от всеки наличен продукт.
11. Публикуване на всички резултати от проекта в Платформата за разпространение на резултатите, налична на следния адрес: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/. Достъпът до платформата се осъществява чрез Вашето потребителско име и парола за системата EU Login.

Видео клипове, представящи работата в Платформата за разпространение на резултатите (само на английски език), са налични на следните адреси:

https://youtu.be/hM7cc6qNvdE

https://youtu.be/YSovPmUj7BQ

Повече информация относно крайното отчитане е налична във Вашия договор. В случай на допълнителни въпроси, не се колебайте да се свържете с нас. Екипът на ЦРЧР Ви пожелава успех при подготовката на Вашия краен отчет!